Czy DDMRP nadaje się dla firmy z sektora MŚP?

Zwinność jest w genach małych i średnich przedsiębiorstw

Zakłady produkcyjne MŚP są istotnym elementem dynamizmu przemysłowego i handlowego światowej gospodarki. Pierwszą cechą odnoszących sukcesy MŚP jest ich zwinność. Małe i średniej wielkości przedsiębiorstwa opierają się na zwartych zespołach, interakcjach między funkcjami przemysłowymi, technicznymi i handlowymi, które są niezwykle trwałe. Dodatkowo silosy władzy i wiedzy są mniej wyraźne niż w wielu dużych firmach.

Nic więc dziwnego, że od samego początku historii DDMRP to właśnie niektóre małe i średnie przedsiębiorstwa były pionierami we wdrożeniach tej metody.

Jednym z przykładów jest firma Peugeot Saveurs – francuski producent młynków do przypraw sprzedawanych na całym świecie, firma zatrudniająca około 150 pracowników. Po przeszkoleniu 3 członków zespołu zarządzającego w maju 2015 r. natychmiast podjęto decyzję o wdrożeniu DDMRP z Replenishment +. Jako termin wdrożenia metody i narzędzia ustalono okres maksymalny 3 miesięcy. To jest prędkość, z jaką MŚP jest w stanie podążać, podczas gdy rozpoczęcie takiego projektu w dużej grupie kapitałowej lub nawet u pojedynczego podmiotu dużej grupy może czasami zająć kilka lat!

Bezpośrednio do sedna problemu

Jednak, aby MŚP mogło dokonać tego kroku, zainteresowanie musi być jasne po stronie kluczowych decydentów. DDMRP, DDOM, DDS&OP, DDAE, złożone systemy adaptacyjne, prędkość obrotu gotówką czy adaptacyjny S&OP to żargon, który nie trafia w ucho przedsiębiorcy. Niezależnie od zainteresowania nowymi koncepcjami, zespół zarządzający MŚP koncentruje się na innych rzeczach. W tej grupie znajdzie się skupienie na swoich klientach i dostawcach, ofercie produktów i usług, bieżących problemach operacyjnych, poszukiwaniu konkretnych, pragmatycznych, wydajnych i, jeśli to możliwe, szybkich do wdrożenia rozwiązań.

Zdolność do inwestowania i poświęcenia cennej uwagi jest ograniczona. Należy wybierać odpowiednie priorytety. Wiele z tych firm ma silną kulturę obsługi klienta, ale ma ograniczoną kulturę dotyczącą praktyk zarządzania łańcuchem dostaw. Okazuje się, że te firmy często były przytłoczone wdrożeniem systemów ERP, które to wdrożenia zmonopolizowały wykorzystanie wielu zasobów, niekoniecznie zapewniając oczekiwany poziom obsługi. Zaufanie do nowej cudownej formuły z ładnym oprogramowaniem nie jest oczywiste.

Z drugiej strony, wykonanie wdrożenia pilotażowego z wykorzystaniem prawdziwego zapotrzebowania klientów nie stanowi dla nas żadnego problemu, bo rozumiemy potrzebę weryfikacji koncepcji i tak postępujemy od samego początku.

Kruche procesy planowania i realizacji tych planów

Jakie problemy może rozwiązać koncepcja Demand Driven Planning w kontekście MŚP?

W przypadku wielu MŚP, zwłaszcza tych mocno przemysłowych, nierzadko zdarza się, że logika planowania – zarządzanie zamówieniami, produkcją, zaopatrzeniem – znajduje się w głowach kilku kluczowych osób. Wiedzą, co jest możliwe, a co nie. Przez lata opracowali wewnętrzną logikę planowania, wspartą bazami danych Access i plikami Excel, z informacjami wyodrębnionymi z ERP i przerobionymi w tych Excelach. To działa, czasami ciężej, czasami łatwiej, ale taki system pracy jest bardzo delikatny i kruchy.

Często rozwijała się także kultura bohaterów dnia codziennego. Zespoły są nastawione na obsługę klienta za wszelką cenę, pod przyjacielską presją bardzo obecnego zespołu sprzedażowego. Znamy wielu takich menedżerów sprzedaży, którzy pojawiają się na hali produkcyjnej po to, aby zarządzać priorytetami, prawda? Efekt jest taki, że po takiej presji ciągle pozostajemy w trybie zarządzania kryzysowego. Każda tego typu sytuacja jest awarią, a my ciągle pozostajemy w ubiorze strażackim.

Kiedy otoczenie staje się coraz bardziej niepewne, jak ma to miejsce w przypadku wielu firm, zwłaszcza w przypadku kryzysów zaostrzonych przez COVID-19 lub BREXIT, istnieje duże ryzyko, że firma znajdzie się w skomplikowanych sytuacjach i nie będzie miała odpowiednich zapasów we właściwym czasie.

Korzystny teren do rozwoju

Lean stopniowo zagościł w większości małych i średnich przedsiębiorstw przemysłowych, szczególnie pod względem jakości, organizacji, strukturyzacji i uproszczenia procesów. 5S, analiza migawkowa, rozwiązywanie problemów oraz umożliwianie czynności ciągłego doskonalenia zostały zakorzenione w codziennej praktyce.

Jednak przepływ pull (ciągniony, polegający na wywoływaniu), w postaci różnych wariantów Kanban, jest nadal w mniejszości – z różnych powodów. Wśród nich można wymienić brak wiedzy lub zaufania do wdrożenia tego typu praktyk, niezdolność systemu ERP firmy do ich łatwego wsparcia. Większość MŚP stara się planować w konwencjonalny sposób, na podstawie prognoz, mniej lub bardziej płynnych, z wykorzystaniem obliczeń potrzeb materiałowych i zapasów bezpieczeństwa.

Jeśli chodzi o praktykowanie rozwiązań z Teorii Ograniczeń, są one w dużej mierze mniejszością, ponieważ niewiele wiadomo o samym rozwiązaniu jak i o zastosowaniu w tym segmencie przemysłu.

Jednak ze względu na dynamizm i stałą potrzebę adaptacji MŚP są chętne do nowych praktyk – są również mniej odporne na zmiany niż w przypadku dużych struktur i złożonych procesów. Sukces wdrożenia DDMRP jest zatem w zasięgu tych, którzy są w ten sukces autentycznie zaangażowani.

Jakie są wymagania wstępne?

„DDMRP brzmi dobrze, ale prawdopodobnie nie mamy niezbędnej dojrzałości, najpierw musimy opanować nasz MRP i poprawić wiarygodność naszych prognoz!”

Słyszeliśmy tego typu wyjaśnienie bardzo często. Jednakże, mamy wiele przykładów, które pokazują wyraźnie, że:

• Wiele małych i średnich firm pomyślnie wdrożyło DDMRP bez przechodzenia przez prostokąt o nazwie „MRP” w przepływie procesu – przechodząc bezpośrednio z wewnętrznej logiki obsługiwanej przez Excel do procesu DDMRP.
• Opanowanie zaadaptowanego procesu MRP II (ICP / MPS / Obliczanie potrzeb) i poprawa wiarygodności prognoz jest dla wielu niekończącą się podróżą w nieznane, na co regularnie przeznacza się kosztowne zasoby i otrzymuje bardzo frustrujące, mizerne wyniki.
• Wdrożenie DDMRP, dostosowanie i opanowanie modelu dla twojej firmy oraz rozpoczęcie czerpania korzyści zajmuje zaledwie kilka miesięcy i jest znacznie prostsze niż opanowanie systemu klasy MRP. Co więcej, widoczność wyzwań i prawdziwych problemów pozwala zespołom operacyjnym natychmiast rozpocząć proces ciągłego doskonalenia.

Powiedzmy sobie jasno: nie, nie potrzebujesz dojrzałego MRP, aby wyruszyć w drogę do DDMRP, wręcz przeciwnie!

Jeśli masz już skonfigurowany proces Kanban lub punkty odnowienia zapasu (ROP) do zarządzania swoimi zapasami, będziesz mógł ułatwić zarządzanie nimi dzięki mechanizmowi buforów dynamicznych DDMRP. W takiej sytuacji wejście w metodę DDMRP bazującą na buforach odbędzie się w sposób bardzo naturalny i instynktowny.

Jak ustawić rozwiązanie – pod jakie korzyści?

Zarządzanie projektem wdrożeniowym DDMRP jest teraz dobrze ugruntowane i można je wykonać zdalnie bez żadnych problemów z zachowaniem wszelkich ograniczeń zdrowotnych:

• Ocena bieżącej sytuacji, przygotowanie modelu poprzez symulacje, ocena potencjału rozwiązania
• Szkolenie zespołów planistycznych, z praktycznym wsparciem opartym o gry biznesowe, aby szybko rozpocząć z pełnym zrozumieniem koncepcji. Istnieją kursy szkoleniowe dostosowane do wszystkich odbiorców – planistów, kierowników produkcji, dostawców, zespołów zarządzających – w celu sprawnego rozpoczęcia pracy i wspierania wdrażanych zmian.
• Łączenie rozwiązań w dedykowanych aplikacjach IT z system nadrzędnym ERP (często w ciągu zaledwie kilku dni)
• Warsztaty projektowania modelu operacyjnego z udziałem kluczowych użytkowników
• Eksperymentowanie z rozwiązaniem typu „sandbox”, aby zdobyć biegłość i pewność rozwiązania bez ponoszenia rzeczywistego ryzyka
• Wdrożenie i uruchomienie nowych procesów (GO LIVE)
• Faza usprawniania procesów i konfiguracji po zakończonym wdrożeniu

Już w ciągu 3 do 6 miesięcy będziesz mógł skorzystać z prostego i wydajnego procesu, w którym:

• Zapotrzebowania dotyczące dostaw lub zleceń produkcji są oparte na portfelu zamówień i nie są już oparte na prognozach.
• Zapasy są stale dostosowywane do zmieniających się wielkości i charakteru popytu.
• Stan zdrowia zapasów firmy jest widoczny, a cała firma pracuje na tych samych priorytetach.
• Zespoły mniej zajmują się zarządzaniem kryzysowym, a bardziej merytorycznym usprawnianiem procesów i systemu planistycznego.

Cechy wdrożeń Demand Driven w MŚP

Wiele przedsiębiorstw z grupy MŚP, które zaangażowały się w to podejście, potwierdza poniższe cechy DDMRP oraz cechy jego wdrożenia. Nie zwlekaj, aby poznać te firmy i wyrobić sobie własne zdanie w temacie:

• Wskaźniki wydajności pokazują wyraźną poprawę w ciągu 3 do 4 miesięcy po wdrożeniu: mniej przestojów, lepsza dostępność produktów dla klientów i lepsza dystrybucja zapasów.
• Nasza aplikacja planistyczna dostępna w przeglądarce internetowej, pomimo że funkcjonalnie daje rozwiązanie bogate i kompletne, w praktyce okazuje się prosta i intuicyjna w użyciu: planiści i dostawcy dają nam bardzo pozytywne opinie.
• Projekt wdrożeniowy jest relatywnie krótki – średnio od 3 do 7 miesięcy z fazą upstream i downstream w zależności od określonego obszaru lub sektora działalności firmy.
• Zespoły planowania i zaopatrzenia oszczędzają czas dzięki zarządzaniu na zasadzie wyjątków. Zespoły mogą skupić się na doskonaleniu modelu, relacjach z klientami, monitorowaniu dostawców, zarządzaniu nadwyżkami zapasów.
• Koszt samego projektu wdrożeniowego jest bardzo przystępny i zwraca się w ciągu kilku miesięcy.

Zespoły DD Tech są do Państwa dyspozycji w przypadku jakichkolwiek pytań!

Jeśli jesteś małym i średnim przedsiębiorstwem i szukasz rozwiązania ERP zgodnego z DDMRP oraz dostępnego w chmurze, nie wahaj się również zapoznać z naszym rozwiązaniem Replenishment + dla Netsuite.