Tworzenie intuicyjnych procesów S&OP

Powiązanie intuicji z procesami S&OP może wydawać się… sprzeczne z intuicją, prawda?

W większości firm, które stosują tę metodę, proces S&OP polega na gromadzeniu informacji, faktów i hipotez, które są analizowane, a następnie wykorzystywane do opracowania planu działania – mapy drogowej do negocjowania zmian w nadchodzących miesiącach.

Polega ona na analizie danych, logicznym rozumowaniu, łączeniu elementów kilku funkcji i tworzeniu planów. Jest to złożony, często długi i żmudny proces. W tym wszystkim nie ma zbyt wiele miejsca na intuicję.

A jednak.

W jaki sposób zwiększona niepewność podważa racjonalność

W świecie, który jest coraz bardziej zmienny, niepewny, złożony i niejednoznaczny („VUCA”), zakres racjonalnego rozumowania jest coraz częściej poddawany w wątpliwość. Gdy związki między przyczyną a skutkiem ulegają zniekształceniu; gdy współzależności stają się tak bardzo splecione i prowadzą do kaskadowych efektów, racjonalność staje się wyzwaniem. Wymaga to apetytu na podejmowanie ryzyka, aby przewidzieć, jakich zmian musimy dokonać, aby nasza firma mogła stawić czoła coraz bardziej niepewnej ewolucji otoczenia, na który ma wpływ i który na nią wpływa.

S&OP to proces podejmowania decyzji przez zespół zarządzający. Ten proces decyzyjny jest zasilany faktami, jest oparty na danych, ale decyzje kierownictwa zawierają, poza sprawdzonymi faktami, pewną dozę interpretacji – i podejmowania ryzyka, w którym jest miejsce na intuicję.

Intuicja, proces napędzany przez doświadczenie

Intuicja nie jest przeciwieństwem logiki. W rzeczywistości badania pokazują, że decyzje intuicyjne opierają się na doświadczeniach, które gromadzimy jako jednostki, a także jako grupa, i są wyryte w naszej indywidualnej lub zbiorowej nieświadomości. To, co może być postrzegane jako irracjonalne, wcale takie nie jest, ponieważ opieramy nasze decyzje na wnioskach wyciągniętych z podobnych sytuacji lub poprzednich decyzji.

Cóż może być bardziej sensownego i pragmatycznego niż oparcie S&OP na doświadczeniach z przeszłości?

Odpowiadają temu podstawowe dobre praktyki:

• W procesie S&OP w odniesieniu do prognoz należy zawsze uwzględniać niedawną przeszłość, zapewnić ciągłość między niedawną przeszłością a najbliższą przyszłością oraz unikać nierealistycznych nieciągłości.
• Zintegrowanie możliwości modelu operacyjnego: wyniki historyczne, projekcje zachowania buforów, zademonstrowane możliwości itp.

Wykorzystanie intuicji do podejmowania szybkich decyzji

Intuicja prowadzi do szybkich, wręcz automatycznych decyzji.

Automatyzm ma wiele sensu w horyzoncie taktycznym, zazwyczaj dwu- lub trzymiesięcznym. Mamy model operacyjny oparty na popycie, dostosowujemy go do przewidywanych scenariuszy popytu, a proces ten ma być w większości automatyczny, mechaniczny i obsługiwany przez zespół odpowiedzialny za uzgadnianie procesu S&OP, bez eskalacji do zespołu zarządzającego.

Poza tym horyzontem taktycznym, w przypadku arbitrażu zespołu zarządzającego, konieczne jest zasilanie procesu decyzyjnego… aby zapewnić podejmowanie decyzji!

Z naszego doświadczenia wynika, że proces S&OP w wielu firmach utknął w martwym punkcie i jest nieefektywny, po prostu z powodu braku podejmowania decyzji.

S&OP staje się forum wymiany informacji i założeń, ale zbyt często decyzje są odkładane na później lub podejmowane w innym czasie, być może w pośpiechu.

Jeśli dodatkowo przetwarzanie informacji trwało trzy lub cztery tygodnie, zanim dotarły one do przeglądu S&OP, mamy do czynienia z potencjalnie nieaktualnymi informacjami, co nie sprzyja podejmowaniu decyzji.

Otoczenie szybko się zmienia, więc lepiej jest podjąć niedoskonałą decyzję dziś, poprawioną za kilka tygodni niż decyzję opóźnioną o kilka tygodni, prawda?

Mniej więcej poprawna decyzja dziś jest lepsza niż brak decyzji. Czekanie na wszystkie elementy decyzji, aby zminimalizować ryzyko, jest coraz bardziej iluzoryczne…

Jak sprawić, by decyzje były łatwiejsze?

Wspierając je elementami, które czynią je intuicyjnymi! Wizualizacja wpływu scenariuszy w formie graficznej, natychmiastowe zrozumienie alternatyw, zaufanie do rzędów wielkości danych, zrozumienie historii i założeń leżących u podstaw scenariuszy – tego właśnie potrzebuje zespół zarządzający.

Zatem rolą zespołu uzgadniania S&OP jest zapewnienie intuicyjnej siatki opcji dla zespołu zarządzającego, z której będzie mógł korzystać w swoich arbitrażach.

Zajmowanie się emocjonalną stroną decyzji

Demand Driven S&OP łączy strategię firmy z jej możliwościami operacyjnymi. Opracowanie strategii, jej ewolucja w odniesieniu do otoczenia konkurencyjnego, w którym rozwija się firma, nie opiera się wyłącznie na faktach. Trzeba podjąć pewne ryzyko, trzeba połączyć różne funkcje w firmie. W efekcie pojawiają się scenariusze, w które wierzy się bardziej i takie, w które wierzy się mniej. W otocze niu firmy są partnerzy – dostawcy, klienci – którym ufa się bardziej lub mniej. W temacie podejmowanych działań ma się większe szanse powodzenia w pewnych działaniach, które będą bardziej akceptowane przez zespoły, itd. Wszystko to nie jest czysto logiczne i racjonalne, a intuicja ma swoje miejsce w tych decyzjach.

Imperatyw procesu S&OP: zainstalować intuicję

Szybkość, z jaką zmienia się kontekst każdej firmy, wymusza integrację narzędzi informatycznych: zbieranie rozproszonych danych, agregowanie ich w Excelu, a następnie przygotowywanie PowerPointa na potrzeby przeglądu zarządzania nie są już odpowiednim i oczekiwanym procesem. Wymuszanie kilkutygodniowego czasu przetwarzania danych, aby uzyskać czytelne alternatywy oraz kolejnych kilku tygodni na wdrożenie decyzji strategicznych nie jest już wykonalne w 2022 roku.

To samo narzędzie musi umożliwiać projekcję modelu operacyjnego, wizualizację alternatyw, wizualne wsparcie intuicyjnych decyzji i przełożenie decyzji na parametry operacyjne. Sprawdź nasze rozwiązania, aby wzmocnić swój S&OP za pomocą intuicji! Link tutaj.